Jak wykorzystać AI w codziennej pracy?

Choć sama nazwa „sztuczna inteligencja” brzmi nieco przerażająco, to już narzędzia ją wykorzystujące są całkiem przyjazne! W Polsce, w przeciwieństwie do wielu innych krajów, mamy dostępny szeroki wachlarz darmowych programów, które świetnie się sprawdzają w codziennej pracy.

Szybki research

Jednym z najbardziej popularnych narzędzi jest ChatGPT, który służy do generowania odpowiedzi na pytania i polecenia zadane przez użytkownika. Im bardziej szczegółowo opiszemy zadanie, tym lepsze rezultaty otrzymamy. Dlatego bardzo istotne jest nauczenie się, najlepiej metodą prób i błędów, tzw. promptingu, czyli właśnie skutecznego wydawania poleceń sztucznej inteligencji. ChatGPT może pomóc nam zarówno w stworzeniu treści maila czy posta na social media, jak i w przygotowaniu konspektu pracy naukowej, wykładu, prezentacji czy książki. W ekspresowym tempie wykona dla nas research na zadany temat, podpowie, do jakich publikacji warto sięgnąć, co obejrzeć. To, co otrzymamy od ChataGPT, będzie świetną bazą do dalszej pracy.

Jak „rozmawiać” z ChatemGPT?

Nie tylko pytania, które zadajemy sztucznej inteligencji muszą być szczegółowe – aby otrzymać jak najwięcej interesujących nas informacji, trzeba też określić, jak ChatGPT ma je przedstawić – czy mają to być odpowiedzi opisowe, czy w punktach. W pytaniach można nawiązywać do jego wcześniejszych odpowiedzi, aby pogłębić temat – najlepsze informacje otrzymuje się dopiero po kilku dokładnych pytaniach. Dobrym sposobem jest burza mózgów z ChatemGPT, w wyniku której możemy otrzymać bardzo ciekawe podsumowania „omawianych” tematów.

Najłatwiej zrozumieć znaczenie sterowności przy użyciu GPT-4 w biznesie poprzedzając pytania jedną z fraz:
– „Odpowiadaj jako…”
– „Wciel się w rolę…”
– „Jesteś osobą, która…”

Można w ten sposób odbyć rozmowę z symulowanym przez czat:
– ekspertem,
– klientem,
– konkurentem,
– mentorem,
– konsultantem.

Narzędzia AI dla architektów

Architektom i projektantom wnętrz w codziennej pracy mogą pomóc takie programy jak Midjourney czy LeonardoAI, które służą m.in. do generowania obrazów. Narzędzia te warto wykorzystać m.in. w pracy z klientami – za ich pomocą stworzymy wizualizacje wnętrz i mebli w danym stylu, moodboardy itp., dzięki którym przedstawimy inwestorom ogólną wizję projektu, a idąc dalej – ustalimy kierunek, w którym powinien się on rozwijać, np. dokładny styl, kolorystykę, materiały, wyposażenie. Z pewnością architektom może przydać się Tome – rozwijające się dopiero narzędzie do półautomatycznego tworzenia prezentacji. W codziennej pracy każdej firmy sprawdzi się również Flexi Project – prosty program do zarządzania projektami, a także Toggl – program do liczenia czasu pracy, który generuje przejrzyste raporty – idealny do zliczania czasu pracy w rozliczeniu godzinowym oraz do zarządzania projektami.
Ciekawym narzędziem jest Eye Contact – odpowiedź na argument przemawiający na korzyść żywych project managerów w porównaniu z maszynami, a mianowicie posługiwanie się umiejętnościami miękkimi. Rozwiązanie opracowane przez znanego producenta kart graficznych, firmę NVIDIA, w ułamku sekundy przetwarza obraz z kamery internetowej w taki sposób, aby stworzyć wrażenie, że zawsze patrzymy się w obiektyw, a nie w ekran monitora. Powoduje to u odbiorcy odczucie, że cały czas jest w centrum uwagi rozmówcy.
Kolejne pomocne w naszej pracy narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą usprawnić cały proces komunikacji – od kontaktu z zespołem i zapisywania ustaleń na spotkaniach przez odpowiedzi na maile po tworzenie harmonogramów pracy. Wśród takich programów i wtyczek warto wymienić m.in. Gist albo Claude – są to dodatki do SLACK-a (programu do zarządzania zadaniami), piszące notatki ze spotkań oraz rozbudowane podsumowania. Jest to funkcja użyteczna zarówno dla samych uczestników spotkań, jak i dla osób, które wracają do pracy po urlopie – umożliwia szybkie zorientowanie się w wydarzeniach podczas nieobecności. To świetna platforma do komunikacji z zespołem, bez wysyłania setek maili i ciągłych pytań. Dobry Projektant korzysta ze SLACK-a, więc z czystym sumieniem go polecamy.
Korzystającym w pracy z usługi Teams polecamy dodatek Otter.ai., przygotowujący transkrypcję nagrań i podsumowujący spotkania.
Kolejna ciekawa usługa wykorzystująca sztuczną inteligencję to Browse Ai, która umożliwia zaprogramowanie robota zbierającego dowolny zestaw danych ze zdefiniowanych stron internetowych – przygotowuje podsumowanie informacji na konkretny temat z podanych mu stron www. Jednocześnie narzędzie monitoruje, czy na zadanych stronach zaszły jakiekolwiek zmiany. Konfiguracja nie wymaga umiejętności programowania.
Ciekawą opcją jest również Asystent AGAT AI w połączeniu z aplikacją Asana do zarządzania projektami. Wirtualny asystent AGAT AI integruje się z Asaną, aby automatycznie tworzyć i synchronizować zadania ze spotkań w Microsoft Teams i Webex. Tym, którzy stresują się swoją pisownią, polecamy GrammarlyGo – narzędzie AI od Grammarly, które ułatwiają efektywną komunikację. Dzięki technologii AI, GrammarlyGo jest w stanie sugerować poprawki gramatyczne, stylistyczne i ortograficzne.
Programy AI to doskonali wirtualni asystenci, działający w ekspresowym tempie. Warto podkreślić, że nie tylko my uczymy się AI, ale też ona uczy się nas! Oznacza to, że do danego programu możemy zaimplementować to, co nas charakteryzuje – zarówno preferowany styl wnętrz, jak i sposób odpowiadania na wiadomości, używane przez nas słowa kluczowe itp. Już dziś możesz z powodzeniem przyspieszyć swoją pracę dzięki Alexie, Google Home, Siri czy Cortona Invoke, oraz Google Assistance on Smartphone… te narzędzia mogą już dużo więcej niż nam się wydaje, i nie jest to tylko rezerwacja stolika w restauracji bez konieczności dzwonienia do niej.

Korzyści z AI w firmie:

• automatyzacja zadań – AI może automatycznie generować zadania, pomagając managerom projektu lepiej zarządzać czasem i zasobami. Na przykład, AI może przypominać o zbliżającym się terminie wykonania zadania lub sugerować kolejne kroki w projekcie.
• optymalizacja komunikacji – AI może pomóc w tworzeniu i redagowaniu e-maili, co ułatwia efektywną komunikację w zespole. Sztuczna inteligencja może chociażby analizować ton i styl wiadomości, aby były bardziej zrozumiałe i profesjonalne.
• zarządzanie projektem – AI może sugerować usprawnienia w przepływie pracy, co przyczynia się do większej efektywności. Przykładowo, jest w stanie gromadzić i analizować dane z poprzednich projektów, aby zasugerować optymalny plan działania.

Pułapki sztucznej inteligencji

Nie zapominajmy jednak, że w pracy architekta wnętrz, zwłaszcza w kontakcie z klientami, duże znaczenie mają emocje, zdolności interpersonalne, empatia, które pozwalają zrozumieć inwestora i jego potrzeby. Nie bez przyczyny mówi się, że architekt wnętrz musi być po części psychologiem. Tego – na razie – sztuczna inteligencja nie potrafi. Dlatego wciąż pozostają obszary, w których nie możemy, a nawet nie powinniśmy korzystać z jej pomocy. Nic nie zastąpi kontaktu face to face oraz odczytywania i interpretacji komunikatów niewerbalnych (chociaż programy takie jak wspomniany wyżej Eye Contact robią to coraz lepiej).
Ponadto warto pamiętać, że zawody twórcze, kreatywne, są związane z prawem autorskim. Dlatego korzystając z narzędzi AI uważajmy, aby nie kopiować cudzych rozwiązań – nietrudno zostać oskarżonym o plagiat czy zbyt wyraźną inspirację.
Zachęcamy do obejrzenia rozmowy ze specjalistką od sztucznej inteligencji, Jowitą Michalską, która dokładnie przybliża rozmaite możliwości i aspekty korzystania z AI w codziennej pracy, podpowiada, jak się jej nauczyć i z niej korzystać oraz na jakie programy warto zwrócić uwagę.